1. الحاجة للتغيير

من واقع حرص جامعة الملك سعود الدائم على مواكبة التطورات الحديثة والاعتماد على تقنية المعلومات في تسيير جميع أعمالها، ولسعيها لإحداث نقلة نوعية في تطبيق إجراءاتها المالية والإدارية النمطية لتوائم أفضل الممارسات العالمية باستخدام أحدث أنواع التقنية لتحقيق ميكنة كاملة لإجراءات العمل لديها، وانطلاقا من هذا المبدأ ورغبة منها في أتمتة كافة أعمالها النمطية المتعلقة بالشؤون الإدارية والمالية نبعت الحاجة للتغيير والتحول من مرحلة مستودع البيانات إلى مرحلة تخطيط المصادر في إطار الخطة الوطنية لتقنية المعلومات تمهيدا لمتطلبات الحكومة الالكترونية.

2. دراسة المتطلبات

تم دراسة المتطلبات في كل جهة مستفيدة وشملت المتطلبات الجهات الأساسية وهي:

• الإدارة المالية
• عمادة شئون الموظفين وأعضاء هيئة التدريس
• الإدارة العامة للمشتريات والمستودعات
• إدارة مراقبة المستودعات
• مركز الاتصالات الإدارية
• الإدارة العامة للتخطيط والميزانية

وتركزت الدراسة على المتطلبات الأساسية التي تقع ضمن الأعمال النمطية والمغطاة بقوانين وزارة الخدمة المدنية ووزارة المالية و ديوان المراقبة العامة.

3. اختيار الأنظمة المناسبة

انطلاقاً من الحاجة للتغيير ودراسة المتطلبات كان البحث والمقارنة بين مجموعة من الأنظمة على أن تكون هذه الأنظمة:

• غنية بالمعلومات التي تساعد على اتخاذ القرار الصحيح و بالوقت المناسب.
• أن تكون الأنظمة مصممة وفق الأسس والمعايير والضوابط المحاسبية والمالية المتبعة والتعاميم والقرارات الصادرة من الجهات ذات الاختصاص واللوائح المعدة من كل من وزارة المالية وديوان المراقبة العامة ووزارة الخدمة المدنية.
• أن تكون الأنظمة مطورة باستخدام أحدث تقنيات الحاسب الآلي و بمنهجيات عالمية معتمدة والتي تدعم توجه المملكة العربية السعودية نحو الحكومة الإلكترونية. وعلى ضوء ما سبق تعاقدت جامعة الملك سعود مع الشركة التطبيقية لخدمات الحاسب الآلي (حاسب) بصفتها أحدى الشركات الوطنية الرائدة في تقديم حلول متكاملة لتقنية المعلومات وفق أحدث التقنيات والأسس والمعايير والمنهجيات العالمية ولتميزها وتخصصها في أنظمة تخطيط المصادر للقطاع الحكومي السعودي GRP ، وعلى أن تقوم بتوريد وتركيب وتطبيق الجيل الجديد من أنظمتها "حزمة حاسب للأنظمة الحكومية HGS.net" .

ويشمل المشروع نقل البيانات من الأنظمة الحالية في الجامعة إلى الأنظمة الحديثة وتقديم التدريب اللازم للعاملين في الجامعة على استخدام الأنظمة ومن ثم الإشراف على تطبيقها معهم بالشكل الأمثل وتقديم خدمات الصيانة والدعم الفني.

4. التخطيط المناسب

• بناء خطة مناسبة تأخذ بعين الاعتبار حجم الجامعة والمدة الزمنية وميزانية المشروع وأهميته وشملت عمليات التخطيط, التالي:
  • تحديد نطاق العمل
  • حصر المخاطر
  • إدارة التغيير
  • وضع جداول التنفيذ والخطة الزمنية
• بناء الخطة لا يمثل الجزء الصعب في إدارة المشروع إنما الالتزام بالخطة وتعديلها وفق نطاق العمل والجدول الزمني والميزانية المحددة وتطورات سير المشروع هو ما يقود لإنجاح المشروع, ولا يتم ذلك إلا بتوفر خبرات في إدارة المشروع قادرة على استيعاب متطلبات التنفيذ ومدركة لعوامل النجاح ومجتهدة في الحصول على الأفضل.
• إدارة التغيير:
  • حيث أدركت الجامعة أهمية هذا العامل في نجاح المشروع منذ البداية. فوضعت له منهجيات وأساليب مناسبة لطبيعة الجامعة. ومن ضمن هذه الأساليب مشاركة الجميع في اختيار اسم النظام، وإستراتيجية التدريب، والتوعية، والتحفيز، وإدارة المشروع، وأخيرا التدريب.

5. التدريب

قامت كوادر إدارة المشروع بتدريب ما يقارب 3000 موظف من إدارات الجامعة المختلفة ذكور واناث ولم تكن هذه المهمة سهلة إنما بنيت على خطة عمل معقدة قامت على دراسة المتطلبات في كل جهة مستفيدة وشملت هذه الخطة:

• بناء إستراتيجية لتدريب المستخدمين, تقوم على النقاط الأساسية التالية:
  • حصر المستخدمين الأساسيين ثم المستخدمين المميزين ومكافأة المتميزين.
  • تقسيم الدورات التدريبية إلى دورات أساسية ودورات مدربين وذلك لنقل المعرفة لموظفي الجامعة وهذا للمحافظة على استدامة عملية التدريب.
  • إخضاع المتدربين لاختبار عملي وأخر نظري على كل نظام على حدا لضمان التأكد من استيعابهم للمادة التدريبية.
  • إصدار شهادات تعتمد في الترقية الوظيفية داخل الجامعة لتحفيز المتدربين.
  • تجهيز مدربين من إدارة المشروع لتغطية إدارات الجامعة العديدة.
  • توفير دليل استخدام مطبوع للأنظمة و تسجيل لكامل الدورات وذلك ليتمكن المتدرب من الرجوع للمادة التدريبية في أي وقت.
• أنشاء بيئة تدريبية متوفرة باستمرار لتمكن المستخدمين من العمل وتجربة الأنظمة بعيداً عن البيانات الفعلية.الانظمة

الجهات و اعداد الموظفين الذين تم تدريبهم على انظمة مشروع النظام المالي و الإداري - مدار

» دورات الانظمة

• دورات النظام المالي
• دورات نظام العهد
• دورات نظام الإتصالات الإدارية
• دورات نظام الشراء المباشر
• دورات نظام المنافسات
• دورات مستخدمي نظام المستودعات
• دورات مستخدمي نظام مراقبة المخزون

6. اختبارات قبول الأنظمة

• تقوم أستراتيجية مدار على أختبار أي نظام قبل أطلاقه على بيئة تجريبية مطابقة لبيئة العمل الفعلية وذلك للتأكد من جاهزية النظام للعمل.
• يتم اختيار مجموعة من المستخدمين المتميزين لعمل الاختبار ضمن خطة عمل يتم تجهيزها من أدارة المشروع محدده بالوظائف المراد فحصها ونطاق عمل الفحص وجدول زمني للتنفيذ.

7. البدء بالتطبيق

• وهي مرحلة إطلاق النظام بشكل فعلي GO-Live وما يصاحبها من تهيئة فرق الدعم اللازمة ووضع الخطط البديلة في حال التعثر لا سمح الله.
• تقييم العمل والأداء بعد الانطلاق ويتم ذلك بمراقبة أداء المستخدمين و النظام والخوادم ومدى تأثر سير العمل الفعلي في الجهة التي تم التطبيق بها, ويكون ذلك بشكل تقارير يومية وأسبوعية ويتم مشاركة أعضاء فريق العمل من الجهة وإدارة المشروع والشركة المنفذة.

8. تحسين وتطوير الأنظمة ومراجعة المتطلبات

• تكون هذه المرحلة بعد مرحلة إطلاق النظام.
• ويتم بها حصر التعديلات اللازمة لتحسين أداء العمل من واقع العمل الفعلي ومراجعتها وجدولتها مع الشركة المنفذة.
• بالعادة تستمر هذه المرحلة لفترة طويلة تمتد إلى فترة الصيانة, وتنتهي بعد التأكد من رضى المستخدمين عن النظام.